Подготовка к стратегической сессии

Готовность компании к сессии по стратегии

Все ответы должны быть утвердительными.

• Сложившегося мнения еще нет и к нему нужно прийти?
• Издержки на сессию оправданы значимостью поставленных задач?
• Для решения задач понадобится присутствие и изучение большинства коллег?
• Решение нужно утверждать с определенным количеством людей (либо оно приведет к изменениям в их действиях)?
• Цель присутствующих — разработка совместного решения, скрытые причины незаинтересованности в этом отсутствуют, а обоюдное доверие присутствует?
• Все ли участники владеют необходимой информацией, собранной для подготовки стратегической сессии?

4 этапа подготовки

1) Цель
Постановка цели должна быть конкретной, а необходимость сессии понятна всей команде, в ином случае присутствующие начнут отвечать на разные вопросы.
Точная формулировка цели — основа для решения задач.

2) Итоги сессии обусловлены сформулированными задачами и бывают такими: обоюдное мнение; свежий взгляд; конкретный документ, например, восприятие компании или примерный вид стратегии, отчет, проект, расписанные действия, которые будут выполняться определенными участниками.

3) Важно, чтобы каждый участник:
• получил доступ к нужной информации о компании и ее внешней среде, понимал ее;
• был заинтересован в решении проблем;
• знал, что его мнение будет услышано.

4) Вероятные трудности и конфликты. Их необходимо предусмотреть!

Список вопросов при подготовке к сессии

Вопросы клиенту при заказе сессии:

• Цель
  • Формулировка цели. Смысл проведения сессии?
  • Какие задачи мы ставим, какие решения хотим увидеть?
  • По чьей инициативе проводим сессию?
  • Почему вы считаете эту проблему насущной? Ее признаки?
  • Как отразится на компании отсутствие решения этой задачи?

• Итог сессии
  • Какие инструменты должны появиться у участников после нее?
  • Какие взгляды, понятия, мысли (или конкретные документы)?
  • Иные достижения?
  • Критерии, по которым мы определим, что сессия прошла удачно? А спустя три месяца после этого?

• Команда сессии
  • Без кого невозможно провести сессию?
  • Кто является основным специалистом предприятия в этой области?
  • Какой информацией должны обладать участники?
  • Какой долей информации можно поделиться с командой?
  • Нужно ли подписывать договор о конфиденциальности?
  • На кого повлияют решения, принятые в рамках сессии?

• Вероятные сложности
  • Существуют ли разногласия между отделами?
  • Существуют ли разногласия между какими-либо участниками сессии?
  • Причины возникновения проблем при проведении сессии?
  • Нужно ли запретить команде пользоваться гаджетами в течение сессии?
  • Есть ли данные, которые скрыты от некоторых участников сессии? Какие сведения не должны стать известны?
  • С какими затруднениями могут столкнуться участники?
  • Кто из участников лишится чего-либо в случае принятия решения? Или, наоборот, приобретет?
  • Чье мнение фасилитатору (проводящему сессию) необходимо знать заранее?
  • О чем еще он должен быть предупрежден?

• Материалы для подготовки группы
  • Информация о внутренней среде, с которой необходимо ознакомиться участникам перед сессией.
  • Информация о внешней среде, с которой необходимо ознакомиться участникам перед сессией.

Базовые вопросы команде будущей сессии:

• Какая, по вашему мнению, цель этой сессии?
• Каким может быть итог сессии?
• О чем предварительно следует знать фасилитатору?
• Какие данные о компании вам известны, а какие нет?
• Как распределены роли, кто является неформальным лидером?
• Преимущества компании, ее слабые места? Ограничения?
• Потенциальные сложности компании?
• Расскажите, как строится рабочий процесс в компании.
• Ваше видение компании в долгосрочной перспективе?
• По каким параметрам можно будет определить успешность проведения сессии? Как мы решим, что ресурсы потрачены не зря, денежные и временные?
• Каких еще участников стоит привлечь к сессии?
• Список вопросов, которые нужно поднять в рамках сессии?

Вопросы для формирования понимания клиента:

• Есть ли в компании возможность предоставления обратной связи между сотрудниками и от подчиненных к руководству? Формализована ли она?
• Как бы охарактеризовали вас лучшие клиенты?
• А конкуренты?
• Что кажется вам в компании странным — как в положительном, так и отрицательном смысле?
• Кого можно назвать двигателем компании? А ее мозгом?
• От кого зависел успех компании?
• Какое участие вы приняли в его достижении?
• Будь у вас возможность здесь и сейчас что-либо изменить, что бы вы выбрали?
• Представьте, что спустя 10 лет вы читаете хорошую новость о вашем предприятии. Как выглядит заголовок?

Вопросы для формирования понимания о предыдущем опыте проведения сессий:

• Расскажите об опыте работы с приглашенными фасилитаторами, что вам понравилось, а что нет?
• Какой вклад я могу внести в сессию?
• Чего мне стоит избегать?
• Вам удобнее встречаться лично или онлайн?
• Самое важное, что вы мне могли бы посоветовать, для проведения сессии с вами.

Вопросы для формирования понимания личности собеседника:

• Опишите главную сложность вашей работы?
• Почему вы выбрали именно эту деятельность?
• Что вы выберете: запуск новых проектов или грамотную настройку текущих? Объясните свой ответ.

Вопросы для формирования понимания о том, что происходит в компании:

• Преимущества вашего предприятия?
• В чем бы вы хотели стать сильнее?
• Факторы внешней среды, которым следует уделить внимание?
• В чем проблема недостаточной эффективности бизнеса? Средства, связи?
• Что станет с компанией, если текущий проект или продукт окажется неуспешным?

Вопросы для формирования понимания проекта:

• Как удобнее обмениваться информацией в рамках проекта?
• Существуют ли какие-то пункты конфиденциальности, которые необходимо учесть?
• Чем грозит недостижение целей по срокам и бюджету?
• Как будут выглядеть отчеты и с какими промежутками будут предоставляться?
• Кто будет отвечать за ходом достижения KPI?

Вопросы для стимуляции правополушарного мышления:

• Как бы ответили на это японцы? Китайцы? А скандинавы?
• Представьте, что вы планируете не изменения, а переворот. К чему бы это привело?
• Что нужно, чтобы клиент получил не просто желаемое, но и испытал бы wow-эффект?
• Каких действий ожидают от вас конкуренты

Вопросы, определяющие стремление к изменениям:

• Какие факторы не позволяют реализовать стратегию на данном этапе?
• Потенциальные угрозы компании?
• Из-за чего могут возникнуть проблемы при введении изменений?
• Внезапные риски?
• Существуют ли в компании те, кто против изменений?
• Из-за чего новая стратегия может не реализоваться?

Вопросы, определяющие участие:

• Что поможет нам действовать командным образом?
• Что получите именно вы, если проект будет успешно реализован?
• Как вы видите свое личное участие в проекте?

Вопросы, определяющие разные мнения:

• Кто мог бы выразить это иначе?
• О чем мы забыли?
• Какие интересы мы не учли?
• Предположите реакцию сотрудников на это. А руководства?
• Вы предлагаете ничего не менять?

Конкретизирующие вопросы:

• Каким образом выразить это иначе?
• Уточните, пожалуйста.
• Верно ли я понял вас?
• Опишите обратную ситуацию.
• Можно об этом детальнее?

Чек-лист подготовки к сессии:

✓ Сформулирована цель, есть представление о результате сессии.

✓ Подготовлен список присутствующих.

✓ Обозначены возможные сложности.

✓ Проведено интервью с каждым из команды.

✓ Прописан план сессии.

✓ Составлен список того, что нужно прочитать/с чем ознакомиться команде перед сессией.

✓ Возможные конфликты определены, и вы знаете, как действовать в случае их возникновения.

✓ Материалы и инструменты для проведения сессии созданы.

✓ Время и локация определены.

✓ Приглашения созданы и отправлены.