Подготовка к стратегической сессии

Готова ли компания к сессии?

На все вопросы ответ должен быть «Да».

  • Решения еще не приняты и их нужно выработать?
  • Затраты ресурсов на сессию оправданы важностью решаемых задач?
  • Для выработки решения потребуется участие и анализ многих людей?
  • Решение требует согласования и/или изменения в действии разных людей?
  • Участники заинтересованы в создании общего решения, нет скрытых деструктивных мотивов и есть взаимное доверие?
  • Входящая информация необходимая для принятия решения не является секретной для участников, понятна и доступна?

4 шага подготовки

1) Цель
Нам нужна четко сформулированная цель, осознание потребности в сессии, которая разделяется всеми участниками,
иначе каждый из участников будет решать разные задачи.
Четкая цель — фундамент для принятия решений.

2)Результаты сессии зависят от поставленных целей и могут быть следующего характера: единое согласованное
мнение; новые идеи; определенный документ, например, видение компании или наброски стратегии, отчет, план;
календарный график определенных действий, с указанием ответственных лиц.

3) Необходимые общие характеристики участников сессии:
• доступна вся необходимая информация об организации и ее внешней среде, и она должна быть
понятна;
• должна быть заинтересованность в исправлении проблем;
• к их мнению прислушиваются.

4) Потенциальные сложности и проблемы. Конфликты и сложности следует учесть заранее!

Вопросы для подготовки к сессии

Вопросы заказчику сессии:

  • Цель сессии
    • Какова цель сессии? Зачем мы её проводим?
    • Какие проблемы, ответы на какие вопросы мы пытаемся получить?
    • Кто инициировал потребность в сессии?
    • Как вы осознали, что эта проблема существует? Как она проявляет себя?
    • Что произойдет, если мы не решим эти проблемы?
  • Результат сессии
    • Что должно появиться после сессии такого, чего не было в руках или головах участников до неё?
    • Какие документы, понимание, взгляды, образ мыслей должны появиться?
    • Какие другие результаты?
    • Вот прошла сессия, как мы поймем, что она успешна? А через три месяца после её завершения?
  • Участники сессии (ФИО и должности внесите на следующей странице)
    • Кто обязательно должен присутствовать на сессии?
    • Кто является главным экспертом компании по данному направлению?
    • Что должны знать о компании участники?
    • Какой допуск информированности должен быть у участников
    • Необходимо ли подписывать дополнительное соглашение о неразглашении?
    • Кто окажется в сфере влияния принятых на сессии решений?
  • Потенциальные сложности
    • есть ли конфликты между подразделениями?
    • есть ли конфликты между конкретными участниками сессии?
    • что или какой вопрос может осложнить проведение сессии?
    • следует ли жестко ограничить участников по наличию гаджетов и коммуникациям с внешней средой?
    • какая информация известна не всем участникам сессии, и какую информацию нельзя ни озвучивать, ни обсуждать?
    • какие сомнения могут быть у участников?
    • кто может что-то потерять или приобрести, если решение будет принято?
    • есть ли кто-то, чью точку зрения ведущему лучше знать заранее?
    • что еще следует знать ведущему сессии?
  • Подготовительные материалы участников
    • Какую информацию (отчеты, материалы) следует участникам узнать до сессии о внутренней среде?
    • Какую информацию (отчеты, материалы) следует участникам узнать до сессии о внешней среде?

Простой блок вопросов участникам сессии:

  • Как вы считаете, зачем мы проводим сессию, каковы ее цели?
  • Как может выглядеть результат сессии?
  • Что я, как ведущий, должен знать до начала сессии?
  • Какую информацию вы знаете, какую информацию вы не знаете об организации?
  • Кто какие роли осуществляет, кто неформальный лидер?
  • В чем ограничения организации, каковы её сильные и слабые стороны?
  • Какие еще могут быть сложности у организации?
  • Опишите процесс деятельности организации.
  • Как вы видите будущее организации?
  • Каковы будут критерии того, что сессия прошла успешно? Что позволит нам сказать, что мы не зря потратили время и деньги?
  • Кого еще стоит позвать на сессию?
  • Какие вопросы следует вынести на сессию?

Вопросы выявляющие факты о клиенте:

  • Существует ли и формализован ли в компании процесс предоставления обратной связи от сотрудника к сотруднику и от сотрудников к руководителю?
  • Если опросить ваших лучших клиентов, что бы они сказали о вас?
  • Как бы вас охарактеризовали конкуренты, какими словами?
  • Что в вашей компании можно назвать странным? А что удивительным?
  • Кто является мотором компании? А кто является ее мозгом?
  • Кому принадлежит заслуга того, что компания добилась успеха?
  • Какова ваша роль в успехе компании?
  • Если бы прямо сейчас можно было бы что-то изменить, что бы вы изменили?
  • Если через десять лет вам попадется позитивная новость о вашей компании, как бы звучал заголовок?

Вопросы, выявляющие факты о предыдущем опыте работы с консультантами:

  • Вы уже проводили сессии с внешними ведущими, поделитесь вашим опытом, что вам понравилось, а что не понравилось?
  • Что я могу привнести в вашу сессию?
  • Чего я должен избежать?
  • Как вы предпочитаете — живые встречи, или мы можем держать связь удаленно?
  • Дайте мне один самый важный совет на эту сессию.

Вопросы, выявляющие факты о личности интервьюируемого:

  • Что является самым сложным в вашей работе?
  • Расскажите, как получилось, что вы занимаетесь тем, чем занимаетесь?
  • Если бы вам предложили два типа работ, первый — запускать новые проекты, второй — доводить до ума существующие проекты, что бы вы выбрали? Почему?

Вопросы, выявляющие факты о текущей ситуации:

  • В чем сильные стороны вашей компании?
  • А с чем вы справляетесь, но не особо хорошо?
  • На что во внешней среде стоит обратить внимание вашей компании?
  • Что мешает эффективности компании? Ресурсы, коммуникации?
  • Если текущий продукт/проект будет не успешен, как это отразится на компании?

Вопросы, выявляющие факты о проекте:

  • Как нам организовать процесс обмена информацией в текущем проекте?
  • Есть ли какие-то ограничения в плане распространения информации? Кого и о чем можно спрашивать, с кем и о чем можно говорить?
  • Что произойдет если ваш проект не уложится в сроки или выйдет за рамки бюджета?
  • В каком виде и как часто представляются отчеты о проекте?
  • Кто контролирует процесс выполнения KPI?

Вопросы, стимулирующие правополушарное мышление:

  • Как бы этот вопрос решили китайцы? А японцы? А скандинавы?
  • Если бы собирались провести революцию, а не эволюцию — что бы это поменяло?
  • Как мы можем не просто удовлетворить наших клиентов, а привести их в восторг.
  • Чего от вас ждут ваши конкуренты?

Вопросы, выявляющие готовность к изменениям:

  • Что мешает реализации текущей стратегии?
  • Каков угрозы грозящие компании?
  • Что может создавать сложности при внедрении изменений?
  • Что может застать нас врасплох?
  • Есть ли в компании противники изменений?
  • Что может помешать успешной реализации новой стратегии?
  • Что может произойти неожиданно?

Вопросы, выявляющие заинтересованность:

  • Что нам может помочь, чтобы все действовали заодно?
  • Какова ваша выгода при успешной реализации проекта?
  • А что вы собираетесь привнести в проект от себя?

Вопросы, выявляющие различия в мнениях:

  • Кто-то может выразить это по-другому?
  • О чем мы забыли?
  • Что мы не учли?
  • Какие интересы мы пропустили?
  • Как на это отреагирую остальные сотрудники, а руководство?
  • Вы предлагаете делать то же, что и делали всегда?

Уточняющие вопросы:

  • Как это выразить по-другому?
  • Уточните, пожалуйста.
  • Правильно ли я вас понял?
  • Опишите обратную ситуацию.
  • Можно вот об этом поподробнее?

Чек-лист подготовки к сессии:

✓ Определены цель, результат сессии.
✓ Создан список участников.
✓ Определены потенциальные сложности.
✓ Проведены интервью с участниками.
✓ Создан сценарий сессии.
✓ Определено, что необходимо сделать (прочитать, подготовить) участникам до сессии.
✓ Предсказаны потенциальные конфликты, вы определили, как будете их решать.
✓ Подготовлены материалы и инструменты для самой сессии.
✓ Определено время и место.
✓ Подготовлены и разосланы приглашения.