Возможные проблемы на стратегической сессии

11 смертных грехов ведущего стратегической сессии:

  1. Создал недостаточно подробную повестку дня.
  2. Начал сессию или ведет ее без ключевых участников.
  3. Ведущий сам выбирает какая реплика заслуживает записи.
  4. Ведущий интерпретирует слова и записывает что-то своё.
  5. Ждет идеальной формулировки.
  6. Позволяет группе отвлекаться от темы.
  7. Позволяет повторно обсуждать одни и те же вопросы.
  8. Сам нарушает заданные правила.
  9. Потворствует недоверию, спрашивает согласия группы перед записью.
  10. Утверждает, а не спрашивает.
  11. Не показывает группе поле каждого этапа, как проделанная работа связана с целью сессии.

Примеры проблем и решений:

ПроблемаРешение
Один из участников доминирует в
обсуждении.
Спровоцируйте активное участие большинства. Попытка остудить активного
участника может привлечь к нему еще большее внимание.
А попробуйте кто-нибудь опротестовать? Как бы выразили эти идеи? Что мы
не учли?
Участники устали или ведут себя
неактивно
Спросите у участников причину.
Перейдите к формату работы в малых группах — это ускоряет динамику и
снижает тревожность. Устройте “аквариум”.
Участники валяют дурака или
разговаривают на посторонние темы
Попросите их вернуться в группу.
Устройте перерыв.
Спросите у группы, может сделать, обсудить, что-то альтернативное.
Участники не слушают друг друга,
обращаются неуважительно.
Скажите, что видите спор и он может завести в тупик. Попросите каждого
кратко высказать свои тезисы.
Активно используйте перефразирования “правильно ли я вас понял…”, “я
услышал, что…”.
Спросите у группы что происходит и как мы это можем решить
Участники полностью отклонились от
темы, или обсуждается несколько
различных тем.
Проведите линковку тем обсуждения, как они связаны, а потом установите
очередь обсуждения.
Или просто припаркуйте вопрос на посадочной доске, если они никак не
линкуются с основой темой.
Сарказм или ирония во время
обсуждения.
Спросите, как это выразить в более нейтральном тоне. Сначала попросите
описать позитивные стороны высказанной идеи, а потом попросите
объяснить, чего не хватает в высказанной идеи, что поменять.
Обсуждение зашло в тупик.Спросите у группы как выйти из тупика
Двое открыто конфликтуют.Не пытайтесь решить конфликт и найти правого. Спросите, важно ли для них
сохранить рабочие интересы и довести компанию до успеха? Как тогда
сейчас можно решить конфликт? Кто может принять окончательное
решение? Когда этот конфликт лучше обсудить?
Попросите помощи у группы: что здесь происходит и что мы можем
предпринять?
Кто-то покинул сессию “хлопнув
дверью”.
Остановите сессию. Обсудите эпизод. Обратитесь к помощи группы: почему
это произошло, что мы будем делать сейчас?
Проблемы и решения на сессии

Причины непродуктивности:

• Непродуктивным является поведение, а не человек.
• Непродуктивное поведение бывает сознательным и несознательным.
• Непродуктивное поведение замещает выражение недовольства.

Предотвращайте проблемы на сессии:

  1. Распределяйте места заранее.
  2. Напоминайте о обсужденных правилах на старте сессии.
  3. Установите правила обсуждения причин, а не симптомов.
  4. Правило — задавать вопросы, спрашивать про плюсы решений, а не критиковать.
  5. Обсудите сомнения на старте сессии.
  6. Следите за реакцией.
  7. Проводите неформальные беседы во время перерывов.

У группы низкий уровень энергии:

• Разбить на мини-группы.
• Упражнение Волна.
• Устроить перерыв.
• Элементы ци-гун.

Если произошло что-то неловкое (критичное):

  1. Попросите разрешения отвлечься от повестки дня.
  2. Попросите участников самих объяснить, что происходит.
  3. Групповое обсуждение — что вы чувствуете?
  4. Возможно, стоит объявить перерыв.

Если не укладываетесь в временные рамки:

• Попросите группу отвечать коротко (емко).
• Сократите время на блоки. Получите на это согласие.
• Если не помогло — обсудите новый план. Обозначьте ценность сессии. Поищите альтернативы с группой.
• Если задержка — получите согласие участников.

Если агрессия идет на вас:

  1. Выразите сожаление.
  2. Скажите, что готовы отказаться от этой роли.
  3. Скажите, что готовы приспособиться к потребностям группы.
  4. (Предложите группе обсудить дальнейшие шаги без вас, а потом проинформировать вас о решении).

Три причины разногласий:

• Не хватает общей информации. (Замедлите разговор, поощрите слушать друг друга)
• У людей различаются ценности и опыт. («Спросите, что это нам даст, почему это так важно, в чем цель?»)
• Непонимание вызывают внешние факторы. (Устройте перерыв, договоритесь кто выступит арбитром. Не пытайтесь решить разногласия сами, если цель сессии не в этом).

Консенсус с помощью 5 пальцев:

  1. Попросите показать от 1 до 5 пальцев для оценки варианта.
  2. Если все показывают от 3 до 5, считайте консенсус достигнут. Если есть 1 или 2 пальца спросите у них почему такая оценка. Возможно, выслушав, автор изменит вариант, или оставит как есть объяснив почему это так. Если есть исправление — повтор голосования.
  3. При втором голосовании если от 2 до 5 пальцев, решение считается принятым. Если у кого-то поднят один палец, его просят сказать почему.
  4. В заключительном голосовании применяется правило большинства голосов.

Определитесь заранее как вы будете принимать решение:

• Решает лидер.
• Группа решает, но лидер имеет право вето.
• Решается большинством голосов.
• Решается подавляющим (2/3 и выше) большинством голосов.
• Полный консенсус (см. инструмент 5 пальцев).

Как решить конфликт:

  1. Дайте высказаться.
  2. Получите от всех подтверждение, что они желают улучшить отношения (понимание).
  3. Выявите преимущества улучшения отношений для каждой из сторон и/или всех вместе.
  4. Проведите обсуждение методов совместной работы (внимание! методов, а не пытайтесь решить конфликт).

Схема коррекции мешающего поведения:

• Опишите поведение, чтобы привлечь к нему внимание.
Я вижу, что … Я предполагаю, что…
• Опишите эффект от такого поведения.
Мне кажется, это влияет на … Я подозреваю что…
• Предложите или спросите, что делать.
Как вы считаете, как это… Можно вас попросить…