11 катастрофических ошибок фасилитатора на сессии на стратегической сессии:
- Разработка повестки дня без деталей.
- Старт сессии или ее проведение без главных участников.
- Выбор приоритета ответов (и их запись) по своему усмотрению.
- Неверная интерпретация реплик и их запись.
- Ожидание безукоризненной формулировки.
- Разрешение команде отходить от заданного вопроса.
- Разрешение поднимать одни и те же вопросы снова и снова.
- Нарушение установленных правил самим ведущим.
- Снисхождение к сомнениям. Согласование возможности записи с командой.
- Утверждаем, а не спрашиваем.
- Пропуск поэтапного показа записанного, отсутствие объяснений, почему совершённые действия касаются задачи сессии.
Примеры проблем и решений:
| Проблема | Решение |
|---|---|
| Кто-то из команды перетягивает внимание в дискуссии. | Мотивируйте больше человек на энергичную дискуссию. Если захотите успокоить этого участника, это лишь привлечет к нему внимание. А выразите свое несогласие? Как бы это объяснили? Что мы не учли? |
| Команда потеряла настрой или ведет себя пассивно. | Уточните причину. Выберите вариант работы в небольших группах — это увеличивает динамику и снимает стресс. Создайте “аквариум”, когда двое в центре обсуждают проблему, остальные просто наблюдают. |
| Присутствующие отвлекаются или общаются на другие темы. | Напомните об общей дискуссии. Остановите беседу на какое-то время. Спросите у группы, есть ли альтернативные вопросы для обсуждения. |
| В группе игнорируют друг друга, отсутствует уважение. | Дайте понять, что заметили это, но смысла такой работы не видите. Пусть все тезисно выскажутся. Чаще упоминайте фразы “верно ли я вас услышал…”, “я расценил это, как…”. Уточните у команды происходящее и попросите варианты решения. |
| Команда абсолютно отошла от темы/обсуждает больше одного вопроса. | Напомните о взаимосвязи вопросов и распределите очередь их обсуждения. Можно оставить вопрос “открытым” на флипчарте, если он не соответствует главной теме. |
| Насмешки или ирония в течение обсуждения. | Предложите разговор в более бесстрастном тоне. Пусть участники расскажут о преимуществах предложенной идеи, затем ее недостатках и способах их исправления. |
| Обсуждение стоит на месте. | Посоветуйтесь с командой, как это изменить. |
| Явный конфликт между двумя участниками.. | Не берите на себя разрешение конфликта и выявление правого. Проясните важность сохранения деловых интересов и доведения предприятия до успеха. Как можно прекратить спор прямо сейчас? За кем конечное решение? В какой момент лучше разобраться в этом конфликте? Обратитесь за поддержкой к команде: в чем дело и что можно сделать? |
| Участник демонстративно ушел во время сессии. | Сделайте перерыв. Обсудите произошедшее. Посоветуйтесь с командой: по какой причине это случилось, наши дальнейшие действия? |
Почему отсутствует продуктивность?
• Проблема в поведении, а не в участнике.
• Непродуктивные действия могут быть осознанными или нет.
• Непродуктивная деятельность – альтернатива демонстрации неудовольствия.
Решайте возможные проблемы заранее:
- Предварительно обозначьте места для участников.
- Повторите согласованные правила в начале сессии.
- Сформулируйте правила рассмотрения причин, а не признаков.
- Условие — ставить вопросы, интересоваться преимуществами решений, а не судить их.
- Поговорите о возможных затруднениях в начале сессии.
- Отслеживайте реакцию.
- Используйте перерывы и для неформального общения.
При спаде энергичности команды:
• Создать небольшие команды.
• Предложить упражнение «Волна».
• Прерваться на какое-то время.
• Предложить технику цигун.
При возникновении некомфортных ситуаций на сессии:
- Предложите прекратить работу по установленному плану.
- Предложите присутствующим самостоятельно дать оценку происходящему.
- Рассмотрение вопросов командой — ваши ощущения?
- Попробуйте взять паузу.
Если не укладываетесь в временные рамки:
• Попросите группу отвечать коротко (емко).
• Сократите время на блоки. Получите на это согласие.
• Если не помогло — обсудите новый план. Обозначьте ценность сессии. Поищите альтернативы с группой.
• Если задержка — получите согласие участников.
При нехватке запланированного времени:
• Объясните команде, что их ответы должны быть краткими и по существу.
• Согласуйте сокращение времени на обсуждение каждой темы.
• Если это не сработало, вместе с командой найдите альтернативу. Акцентируйте внимание на важности сессии.
• В случае задержек заручитесь согласием команды.
Если вы подвергаетесь агрессии:
- Продемонстрируйте сожаление.
- Выразите готовность уступить роль ведущего.
- Выразите готовность подстроиться под интересы команды (пусть участники посоветуются о дальнейших действиях в ваше отсутствие, затем поставят вас в известность).
3 повода возникновения конфликтов:
• Недостаток основной информации (снизьте темп беседы, подчеркните важность умения прислушиваться к мнению других).
• Каждый человек обладает личным опытом и системой ценностей (задайте вопрос, о чем это свидетельствует, в чем важность, а цель?).
• Конфликт часто вызван внешними причинами. Сделайте паузу, решите, кто может разрешить его. Не берите эти обязательства на себя, если цель сессии другая.
Согласие с помощью 5 пальцев:
- Предложите вытянуть от 1 до 5 пальцев для оценки предложения.
- Если участники показывают от 3 до 5, согласие получено. Если кто-то показал 1 или 2 пальца, уточните причину. Есть вероятность, что подавший идею изменит свой ответ или даст ему обоснования. В случае изменений в предложении, голосование проходит повторно.
- При повторном голосовании решение будет утверждено, если мы видим от 2 до 5 пальцев. Если кто-то поднимает 1 палец, следует попросить его озвучить причину.
- При окончательном голосовании действует принцип большинства голосов.
Предварительно договоритесь, на чем будет основываться решение:
• На усмотрение лидера.
• На усмотрение команды, но лидер может не утвердить.
• Принцип большинства голосов.
• На усмотрение большей части (2/3 и выше) участников.
• Единое мнение (см. инструмент 5 пальцев).
Прекращение разногласий:
- Предложите высказать мнение.
- Удостоверьтесь, что все присутствующие хотят добиться консенсуса.
- Подчеркните, что компромисс окажет положительное влияние на участников конфликта и/или на всю команду.
- Рассмотрите способы совместной работы. Важно! Способы, но не попытки самостоятельно разобраться с конфликтом.
План изменения поведения участника, который нарушает порядок сессии:
• Обозначьте, что заметили проблему, чтобы обратить на это внимание.
Я замечаю, что … Мне кажется, что…
• Объясните, как это влияет на проведение сессии.
Думаю, это ведет к … Я считаю, что…
• Дайте вариант решения или уточните, каким оно должно быть.
По вашему мнению, как… Хочу попросить вас…
