11 смертных грехов ведущего стратегической сессии:
- Создал недостаточно подробную повестку дня.
- Начал сессию или ведет ее без ключевых участников.
- Ведущий сам выбирает какая реплика заслуживает записи.
- Ведущий интерпретирует слова и записывает что-то своё.
- Ждет идеальной формулировки.
- Позволяет группе отвлекаться от темы.
- Позволяет повторно обсуждать одни и те же вопросы.
- Сам нарушает заданные правила.
- Потворствует недоверию, спрашивает согласия группы перед записью.
- Утверждает, а не спрашивает.
- Не показывает группе поле каждого этапа, как проделанная работа связана с целью сессии.
Примеры проблем и решений:
| Проблема | Решение |
|---|---|
| Один из участников доминирует в обсуждении. | Спровоцируйте активное участие большинства. Попытка остудить активного участника может привлечь к нему еще большее внимание. А попробуйте кто-нибудь опротестовать? Как бы выразили эти идеи? Что мы не учли? |
| Участники устали или ведут себя неактивно | Спросите у участников причину. Перейдите к формату работы в малых группах — это ускоряет динамику и снижает тревожность. Устройте “аквариум”. |
| Участники валяют дурака или разговаривают на посторонние темы | Попросите их вернуться в группу. Устройте перерыв. Спросите у группы, может сделать, обсудить, что-то альтернативное. |
| Участники не слушают друг друга, обращаются неуважительно. | Скажите, что видите спор и он может завести в тупик. Попросите каждого кратко высказать свои тезисы. Активно используйте перефразирования “правильно ли я вас понял…”, “я услышал, что…”. Спросите у группы что происходит и как мы это можем решить |
| Участники полностью отклонились от темы, или обсуждается несколько различных тем. | Проведите линковку тем обсуждения, как они связаны, а потом установите очередь обсуждения. Или просто припаркуйте вопрос на посадочной доске, если они никак не линкуются с основой темой. |
| Сарказм или ирония во время обсуждения. | Спросите, как это выразить в более нейтральном тоне. Сначала попросите описать позитивные стороны высказанной идеи, а потом попросите объяснить, чего не хватает в высказанной идеи, что поменять. |
| Обсуждение зашло в тупик. | Спросите у группы как выйти из тупика |
| Двое открыто конфликтуют. | Не пытайтесь решить конфликт и найти правого. Спросите, важно ли для них сохранить рабочие интересы и довести компанию до успеха? Как тогда сейчас можно решить конфликт? Кто может принять окончательное решение? Когда этот конфликт лучше обсудить? Попросите помощи у группы: что здесь происходит и что мы можем предпринять? |
| Кто-то покинул сессию “хлопнув дверью”. | Остановите сессию. Обсудите эпизод. Обратитесь к помощи группы: почему это произошло, что мы будем делать сейчас? |
Причины непродуктивности:
• Непродуктивным является поведение, а не человек.
• Непродуктивное поведение бывает сознательным и несознательным.
• Непродуктивное поведение замещает выражение недовольства.
Предотвращайте проблемы на сессии:
- Распределяйте места заранее.
- Напоминайте о обсужденных правилах на старте сессии.
- Установите правила обсуждения причин, а не симптомов.
- Правило — задавать вопросы, спрашивать про плюсы решений, а не критиковать.
- Обсудите сомнения на старте сессии.
- Следите за реакцией.
- Проводите неформальные беседы во время перерывов.
У группы низкий уровень энергии:
• Разбить на мини-группы.
• Упражнение Волна.
• Устроить перерыв.
• Элементы ци-гун.
Если произошло что-то неловкое (критичное):
- Попросите разрешения отвлечься от повестки дня.
- Попросите участников самих объяснить, что происходит.
- Групповое обсуждение — что вы чувствуете?
- Возможно, стоит объявить перерыв.
Если не укладываетесь в временные рамки:
• Попросите группу отвечать коротко (емко).
• Сократите время на блоки. Получите на это согласие.
• Если не помогло — обсудите новый план. Обозначьте ценность сессии. Поищите альтернативы с группой.
• Если задержка — получите согласие участников.
Если агрессия идет на вас:
- Выразите сожаление.
- Скажите, что готовы отказаться от этой роли.
- Скажите, что готовы приспособиться к потребностям группы.
- (Предложите группе обсудить дальнейшие шаги без вас, а потом проинформировать вас о решении).
Три причины разногласий:
• Не хватает общей информации. (Замедлите разговор, поощрите слушать друг друга)
• У людей различаются ценности и опыт. («Спросите, что это нам даст, почему это так важно, в чем цель?»)
• Непонимание вызывают внешние факторы. (Устройте перерыв, договоритесь кто выступит арбитром. Не пытайтесь решить разногласия сами, если цель сессии не в этом).
Консенсус с помощью 5 пальцев:
- Попросите показать от 1 до 5 пальцев для оценки варианта.
- Если все показывают от 3 до 5, считайте консенсус достигнут. Если есть 1 или 2 пальца спросите у них почему такая оценка. Возможно, выслушав, автор изменит вариант, или оставит как есть объяснив почему это так. Если есть исправление — повтор голосования.
- При втором голосовании если от 2 до 5 пальцев, решение считается принятым. Если у кого-то поднят один палец, его просят сказать почему.
- В заключительном голосовании применяется правило большинства голосов.
Определитесь заранее как вы будете принимать решение:
• Решает лидер.
• Группа решает, но лидер имеет право вето.
• Решается большинством голосов.
• Решается подавляющим (2/3 и выше) большинством голосов.
• Полный консенсус (см. инструмент 5 пальцев).
Как решить конфликт:
- Дайте высказаться.
- Получите от всех подтверждение, что они желают улучшить отношения (понимание).
- Выявите преимущества улучшения отношений для каждой из сторон и/или всех вместе.
- Проведите обсуждение методов совместной работы (внимание! методов, а не пытайтесь решить конфликт).
Схема коррекции мешающего поведения:
• Опишите поведение, чтобы привлечь к нему внимание.
Я вижу, что … Я предполагаю, что…
• Опишите эффект от такого поведения.
Мне кажется, это влияет на … Я подозреваю что…
• Предложите или спросите, что делать.
Как вы считаете, как это… Можно вас попросить…
