Типовые правила проведения сессии. Подготовьте маркерную доску со списком правил к началу сессии.
- Говорить следует только одному участнику. Не нужно перебивать или говорить одновременно с другими.
- Каждый может обозначить свое мнение. Говорите, если хотите высказаться. Или сообщите нам, если, по вашему мнению, нет смысла обсуждать данный вопрос.
- Старайтесь четко высказывать свое мнение (проговорите его прежде мысленно). Так вы прямо донесете его до участников и сэкономите время.
- В случае несогласия лучшая альтернатива негативу — это вопрос. Например, “Помогите разобраться, как это поможет нам…?”.
- Правило ДДД. Достаточно, двигаемся дальше. Объявите “Достаточно, давайте дальше”, если считаете, что вопрос себя исчерпал, и последующее обсуждение не имеет смысла.
- Энергетическая подзарядка. Важно обсудить действия при ощущении утраты энергии группы. Фасилитатор должен быть готов предложить решение (энерджайзер), например, кофе-брейк или какие-либо упражнения. Это согласовывается заранее.
- Отключение телефонов. Необходимо согласовать с командой, что гаджеты во время сессии будут отключены, рабочие вопросы следует отложить на другое время (или заниматься ими в перерывах). Устройства во время стратегической сессии используются только для связанных с ней вопросов.
- Роль присутствующих. Группе нужно объяснить, что роль каждого — в активном участии и необходимости поиска компромиссов во время принятия решения. Роль фасилитатора в управлении процессом, а не экспертном мнении.
- Правила, установленные командой:__
- Энергетическая подзарядка, согласованный командой:_
План действий для старта сессии
✓ Предварительно написать и вывесить принципы поведения во время сессии.
✓ Сообщить основные данные о целях, значениях и результатах, к которым нужно прийти.
✓ Подробно проинформировать команду о цели, уточнив, как итоговые результаты повлияют на их деятельность в компании. Объединяющими местоимениями будут “вы”, “вас”, “ваша”.
✓ Уточнить, что нужно обязательно обсудить в рамках сессии, узнать о личных мотивациях, связанных с ней.
✓ Активизация. Сформировать группы по 2-5 участников и дать задание: выделить пользу от полученных на вопросы ответов, время на подготовку — примерно 3-5мин.
✓ Записать ответы, взяв чистый лист.
✓ Ознакомить команду со списком задач. Проанализировать связь уже сформулированных целей с графиком плана, все ли цели он охватывает. В случае утвердительного ответа нужно объяснить, в какой момент начнется обсуждение цели. Если поставленные задачи не будут обсуждаться в рамках намеченного плана, необходимо совместно решить, перенести ли этот вопрос или внести изменения в план. Нужно согласовать план с командой до перехода к следующему этапу.
✓ Пояснить типовые правила действий во время сессии. Узнать, нет ли предложений лучше, а также о пунктах, которые можно исключить из правил.
✓ Продемонстрировать и подробно рассказать о 3 посадочных досках:
— Возникшие вопросы, которые будут обсуждаться позже или по окончании сессии.
— Шаги, которые будут предприняты после сессии (нужно указать сроки и ответственное лицо).
— Принятые решения.
✓ Представление членов команды друг другу (каждый может рассказать о себе занятные факты, о которых другие не знают).
✓ Решить с группой, каким способом будут приниматься решения. Лидером, по баллам, большинством голосов, отказом?
✓ Заручиться согласием команды на все вышеперечисленные пункты и приступить к первому вопросу из намеченного плана.
