Потенциальные трудности во время стратегической сессии

11 катастрофических ошибок фасилитатора на сессии на стратегической сессии:

  1. Разработка повестки дня без деталей.
  2. Старт сессии или ее проведение без главных участников.
  3. Выбор приоритета ответов (и их запись) по своему усмотрению.
  4. Неверная интерпретация реплик и их запись.
  5. Ожидание безукоризненной формулировки.
  6. Разрешение команде отходить от заданного вопроса.
  7. Разрешение поднимать одни и те же вопросы снова и снова.
  8. Нарушение установленных правил самим ведущим.
  9. Снисхождение к сомнениям. Согласование возможности записи с командой.
  10. Утверждаем, а не спрашиваем.
  11. Пропуск поэтапного показа записанного, отсутствие объяснений, почему совершённые действия касаются задачи сессии.

Примеры проблем и решений:

ПроблемаРешение
Кто-то из команды перетягивает внимание в дискуссии.Мотивируйте больше человек на энергичную дискуссию. Если захотите успокоить этого участника, это лишь привлечет к нему внимание.
А выразите свое несогласие? Как бы это объяснили? Что мы не учли?
Команда потеряла настрой или ведет себя пассивно.Уточните причину.
Выберите вариант работы в небольших группах — это увеличивает динамику и
снимает стресс. Создайте “аквариум”, когда двое в центре обсуждают проблему, остальные просто наблюдают.
Присутствующие отвлекаются или общаются на другие темы.Напомните об общей дискуссии.
Остановите беседу на какое-то время.
Спросите у группы, есть ли альтернативные вопросы для обсуждения.
В группе игнорируют друг друга, отсутствует уважение.Дайте понять, что заметили это, но смысла такой работы не видите. Пусть все тезисно выскажутся.
Чаще упоминайте фразы “верно ли я вас услышал…”, “я расценил это, как…”. Уточните у команды происходящее и попросите варианты решения.
Команда абсолютно отошла от темы/обсуждает больше одного вопроса.Напомните о взаимосвязи вопросов и распределите очередь их обсуждения.
Можно оставить вопрос “открытым” на флипчарте, если он не соответствует главной теме.
Насмешки или ирония в течение обсуждения.Предложите разговор в более бесстрастном тоне. Пусть участники расскажут о преимуществах предложенной идеи, затем ее недостатках и способах их исправления.
Обсуждение стоит на месте.Посоветуйтесь с командой, как это изменить.
Явный конфликт между двумя участниками..Не берите на себя разрешение конфликта и выявление правого. Проясните важность сохранения деловых интересов и доведения предприятия до успеха. Как можно прекратить спор прямо сейчас? За кем конечное решение? В какой момент лучше разобраться в этом конфликте?
Обратитесь за поддержкой к команде: в чем дело и что можно сделать?
Участник демонстративно ушел во время сессии.Сделайте перерыв. Обсудите произошедшее. Посоветуйтесь с командой: по какой причине это случилось, наши дальнейшие действия?
Проблемы и решения на сессии

Почему отсутствует продуктивность?

• Проблема в поведении, а не в участнике.
• Непродуктивные действия могут быть осознанными или нет.
• Непродуктивная деятельность – альтернатива демонстрации неудовольствия.

Решайте возможные проблемы заранее:

  1. Предварительно обозначьте места для участников.
  2. Повторите согласованные правила в начале сессии.
  3. Сформулируйте правила рассмотрения причин, а не признаков.
  4. Условие — ставить вопросы, интересоваться преимуществами решений, а не судить их.
  5. Поговорите о возможных затруднениях в начале сессии.
  6. Отслеживайте реакцию.
  7. Используйте перерывы и для неформального общения.

При спаде энергичности команды:

• Создать небольшие команды.
• Предложить упражнение «Волна».
• Прерваться на какое-то время.
• Предложить технику цигун.

При возникновении некомфортных ситуаций на сессии:

  1. Предложите прекратить работу по установленному плану.
  2. Предложите присутствующим самостоятельно дать оценку происходящему.
  3. Рассмотрение вопросов командой — ваши ощущения?
  4. Попробуйте взять паузу.

Если не укладываетесь в временные рамки:

• Попросите группу отвечать коротко (емко).
• Сократите время на блоки. Получите на это согласие.
• Если не помогло — обсудите новый план. Обозначьте ценность сессии. Поищите альтернативы с группой.
• Если задержка — получите согласие участников.

При нехватке запланированного времени:

• Объясните команде, что их ответы должны быть краткими и по существу.
• Согласуйте сокращение времени на обсуждение каждой темы.
• Если это не сработало, вместе с командой найдите альтернативу. Акцентируйте внимание на важности сессии.
• В случае задержек заручитесь согласием команды.

Если вы подвергаетесь агрессии:

  1. Продемонстрируйте сожаление.
  2. Выразите готовность уступить роль ведущего.
  3. Выразите готовность подстроиться под интересы команды (пусть участники посоветуются о дальнейших действиях в ваше отсутствие, затем поставят вас в известность).

3 повода возникновения конфликтов:

• Недостаток основной информации (снизьте темп беседы, подчеркните важность умения прислушиваться к мнению других).
• Каждый человек обладает личным опытом и системой ценностей (задайте вопрос, о чем это свидетельствует, в чем важность, а цель?).
• Конфликт часто вызван внешними причинами. Сделайте паузу, решите, кто может разрешить его. Не берите эти обязательства на себя, если цель сессии другая.

Согласие с помощью 5 пальцев:

  1. Предложите вытянуть от 1 до 5 пальцев для оценки предложения.
  2. Если участники показывают от 3 до 5, согласие получено. Если кто-то показал 1 или 2 пальца, уточните причину. Есть вероятность, что подавший идею изменит свой ответ или даст ему обоснования. В случае изменений в предложении, голосование проходит повторно.
  3. При повторном голосовании решение будет утверждено, если мы видим от 2 до 5 пальцев. Если кто-то поднимает 1 палец, следует попросить его озвучить причину.
  4. При окончательном голосовании действует принцип большинства голосов.

Предварительно договоритесь, на чем будет основываться решение:

• На усмотрение лидера.
• На усмотрение команды, но лидер может не утвердить.
• Принцип большинства голосов.
• На усмотрение большей части (2/3 и выше) участников.
• Единое мнение (см. инструмент 5 пальцев).

Прекращение разногласий:

  1. Предложите высказать мнение.
  2. Удостоверьтесь, что все присутствующие хотят добиться консенсуса.
  3. Подчеркните, что компромисс окажет положительное влияние на участников конфликта и/или на всю команду.
  4. Рассмотрите способы совместной работы. Важно! Способы, но не попытки самостоятельно разобраться с конфликтом.

План изменения поведения участника, который нарушает порядок сессии:

• Обозначьте, что заметили проблему, чтобы обратить на это внимание.
Я замечаю, что … Мне кажется, что…
• Объясните, как это влияет на проведение сессии.
Думаю, это ведет к … Я считаю, что…
• Дайте вариант решения или уточните, каким оно должно быть.
По вашему мнению, как… Хочу попросить вас…